PROYECTO ORGANIZACIONAL

 PROYECTO ORGANIZACIONAL

Un proyecto es una planificación, que consiste en un conjunto de actividades a realizar de manera articulada entre sí, con el fin de producir determinados bienes o servicios capaces de satisfacer necesidades o resolver problemas, dentro de los límites de un presupuesto y de un periodo de tiempo dados.

Un proyecto es la planificación y la ejecución de una serie de acciones que, siendo su fin el conseguir un objetivo determinado, se llevan a cabo. 

Entonces, un proyecto es la ideación de una tarea determinada, para la cual establecemos el modo en el que se va a realizar De esta forma, en el proyecto se debe recoger una planificación del conjunto de actividades, así como la forma de llevarlas a cabo.

Por último, el proyecto también debe incluir el detalle del conjunto de recursos y medios necesarios para llevarlo a cabo. 

Un proyecto puede ser de una infinidad de tipos. No debe mantener siempre una estructura concreta.

Tipos de proyectos

Entre los tipos de proyectos, existen una infinidad de tipos. Dependiendo de su finalidad, del contenido, de su financiación, los proyectos pueden ser de un tipo o de otro.

Dependiendo de su financiación:

• Privados.
• Públicos.
• Mixtos o subvencionados.

Dependiendo de su contenido:

• Construcción.
• Empresarial.
• Producción de bienes o servicios.
• Informático.

Dependiendo de la complejidad:

• Simples.
• Complejos.

Dependiendo de su finalidad:

• Sociales.
• Educativos
• Comunitarios.
• Investigaciones o académicos.
• Producción.

Elementos de un proyecto

El proyecto, para que así se considere, debe integrar una serie de elementos que configuran un buen proyecto. Para ello el Project Management Institute (PMI) define qué elementos son vitales para presentar, de manera correcta, nuestro proyecto.

Entre esos elementos cabría destacar los siguientes:

• Tiempo: El periodo que va a durar el proyecto.
• Alcance: La repercusión total que tendrá el proyecto en la sociedad.
• Coste: El coste de los recursos necesarios para sacar el proyecto.
• Organización y planificación: Las actividades a desarrollar, así como los plazos, para lanzar el proyecto.
• Gestión de stakeholders o interesados: Gestionar los intereses de interesados como accionistas o partícipes.
• Comunicación: Cómo se va a desarrollar la comunicación, así como los flujos de información.
• Asignación de tareas: Reparto de las tareas y funciones.
• Resultados: La medición de los objetivos que esperamos obtener del proyecto.

Fases de un proyecto

Las fases de los proyectos que más se destacan se incluyen en la siguiente relación:

• Evaluación inicial: Se realiza un análisis exhaustivo sobre el proyecto que vamos a acometer, así como todo lo que podría afectar a dicho proyecto.
• Planificación: Planificamos cómo lo vamos a realizar, así como los costes, etc.
• Puesta en marcha: Ejecutamos el proyecto, aplicando la planificación del paso anterior.
• Evaluación final: Una vez finalizado el proyecto, evaluamos los resultados obtenidos.
• Conclusiones: Contrastamos la evaluación final con los resultados esperados, calculamos desviaciones y procedemos a extraer las conclusiones finales.

Así, los pasos descritos se recogen en el plan de trabajo establecido por el PMI.

¿Qué son los objetivos de un proyecto?

Resulta simple visualizar qué son los objetivos de un proyecto, pues se trata de las metas que se pretenden alcanzar por medio del mismo. Dicho en otras palabras es el lugar al que se pretende llegar, para el cual es necesario estructurar alguna planificación o planteamiento que permite de manera práctica acercar el proyecto a sus fines. Sin embargo para entender de qué se tratan estos elementos sobre los que se basa la investigación es necesario conocer los tipos de objetivos que pueden verse en un proyecto.

Tipos de objetivos

• Objetivos generales: estos son aquellos objetivos que toma más tiempo consumar, para los cuales es necesaria la formulación de varios pasos o que representan una etapa en el proyecto. Estos suelen requerir de un conjunto de prácticas o metas que permiten lograr el planteamiento del proyecto.
• Objetivos específicos: se trata de metas concretas que se pueden realizar en poco tiempo y que al lograrlas se obtiene una solución a una pregunta en concreto. A menudo por medio de varios objetivos específicos se busca concretar un objetivo general, ya que estos representan pasos más establecidos y que necesitan de cierta profundización.

Criterios para establecer objetivos

Todo proyecto debe contar indispensablemente con una estructura y parte importante de ella es el planteamiento de objetivos. Si bien estos son los que constituyen la base de la investigación y permiten guiar los esfuerzos encaminados a un punto en concreto, existen ciertos criterios que se deben conocer para definirlos. Por ello, con el objetivo de clarificar sobre este tema y que puedas no solo entender qué son los objetivos de un proyecto, estos son algunos de los parámetros considerados al definir objetivos:

• Cuantificables: se debe tratar de objetivos que ofrezcan resultados medibles, para ello es posible partir de diferentes métodos que permitan enfocar el proyecto a la obtención de datos de este tipo. Por lo que se puede entender que cualquier objetivo que no pueda ser medido o evaluado de manera objetiva no es viable.
• Tiempo: una de las principales características del objetivo es que debe poder apegarse a un plan para lo cual es necesario que se pueda realizar en el momento dado para ello e indicar en el estudio cómo fue utilizado el tiempo para cada objetivo, cuanto fue requerido o qué era lo esperado.
• Realistas: al redactar objetivos sea que se trate de un proyecto de vida o de un proyecto social los objetivos deben verse apegados a la realidad, a los medios que se tienen y a la capacidad de los integrantes. Por lo que no es factible plantear metas que representen esfuerzos imposibles para el equipo.

Diseño de un proyecto: El diseño del proyecto es una de las fases iniciales de su ciclo de vida donde se planifican ideas, procesos, recursos y entregables. Esta fase suele crearse antes que el plan del proyecto, ya que brinda una descripción general, mientras que un plan del proyecto contiene información más detallada. El diseño de un proyecto consta de 7 pasos, incluyendo la definición de objetivos y el uso de medios visuales para comunicar mejor esos objetivos.

Estos medios visuales incluyen una variedad de métodos, como diagramas de Gantt, tableros Kanban y diagramas de flujo. Al proporcionar una representación visual de la estrategia de tu proyecto podrás brindar mayor transparencia entre los participantes y aclarar diferentes aspectos del proyecto, incluyendo la viabilidad general.

Los 7 pasos del diseño de proyectos

Un proceso de diseño de proyectos exitoso se desarrolla en 7 pasos. Estos incluyen desde la definición de metas y objetivos básicos hasta la consolidación de tu estrategia. Esto te permitirá mantenerte organizado al momento de gestionar un proyecto nuevo.

Repasemos todas las partes de un proyecto y cada uno de los pasos necesarios para crear un diseño de proyecto.

Paso 1: Definir los objetivos del proyecto

En el primer paso debes definir los objetivos de tu proyecto. Para empezar, organiza una primera reunión de ideación en la que establezcas el cronograma general y los entregables del proyecto.

Para empezar, considera los requisitos del proyecto y los participantes. ¿Qué problema estás intentando solucionar? Empieza por escribir una breve descripción del proyecto y de quiénes participarán.

Una vez que hayas delineado los objetivos básicos del proyecto, determina los objetivos más concretos en detalle.

Consejo profesional: Usa objetivos SMART al comenzar el diseño de tu proyecto para visualizar mejor hacia dónde avanzas. SMART es un acrónimo en inglés que significa: specific (específico), measurable (medible), achievable (alcanzable), realistic (realista), y time-bound (de duración limitada).

 

Paso 2: Determina los resultados

A continuación, define los resultados del proyecto. Estos suelen ser más detallados que los establecidos en la fase inicial de planificación de objetivos e incluyen las tareas específicas que completarás durante el proyecto.

Por ejemplo, imagina que estás trabajando en un proyecto para crear una nueva página de inicio para tu sitio web. Uno de tus resultados puede ser agregar un formulario de registro por email.

Además de establecer los objetivos del proyecto, documenta los resultados y los principales entregables para comenzar a construir un cronograma. Te recomendamos consultar las metodologías de gestión de proyectos más populares para decidir cuál se adapta mejor a las necesidades de tu proyecto.

Consejo profesional: Para proyectos complejos, aplica la metodología ágil con iteraciones para dividir tareas grandes en sprints cortos. Para proyectos más tradicionales, aplica el método de gestión en cascada que proporciona un enfoque detallado paso a paso.

Paso 3: Identificar riesgos y limitaciones

Luego de determinar los resultados, identifica los riesgos y obstáculos de tu proyecto. Evalúa los aspectos de tu proyecto que podrían constituir posibles riesgos para evitar malgastar tus recursos durante la ejecución del proyecto.

Para identificar los riesgos y las limitaciones, establece las herramientas de gestión de recursos necesarias, los fondos y los plazos requeridos. Trabaja con los participantes y los equipos del proyecto para minimizar o resolver estas limitaciones antes del inicio del proyecto

Paso 4: Usar medios visuales para perfeccionar la estrategia del proyecto

Una estrategia de proyecto es una hoja de ruta visual de tu proyecto que te permite comunicar el propósito a los miembros del equipo. Crea tu estrategia usando un medio visual que puedas compartir con los participantes.

Existen varios medios visuales disponibles que puedes elegir. A continuación, te mostramos las herramientas más populares:

·         Diagrama de flujo: Un diagrama de flujo te permite visualizar los diferentes pasos y decisiones necesarios para realizar un proceso. Es una herramienta particularmente útil para visualizar enfoques paso a paso y organizar los entregables del proyecto de manera eficaz. 

·         Diagrama de Gantt: Un diagrama de Gantt es un gráfico de barras horizontales que se usa para visualizar el cronograma de un proyecto. Las barras en un diagrama de Gantt representan las tareas del proyecto y la longitud de las barras representa la cantidad de tiempo que tardarán en completarse.

·         Estructura de desglose del trabajo (WBS): Una estructura de desglose del trabajo representa el desglose de todas las tareas de un proyecto dado. Los gerentes de proyecto usan estructuras de desglose del trabajo para ayudar a los equipos a visualizar los entregables sin perder de vista los objetivos 

·         Mapas mentales: Un mapa mental es un diagrama de jerarquía que se usa para visualizar proyectos y tareas. Permite a los gerentes de proyecto vincular los entregables con una idea o concepto central, como un objetivo específico del equipo. 

·         Diagrama de PERT: Un diagrama de PERT es una herramienta que se usa para planificar, organizar y crear tareas. Puede ser útil para gestionar proyectos complejos y para estimar el tiempo necesario para finalizar las tareas.

Dado que cada herramienta visual tiene sus propias características, la ayuda que elijas dependerá de las preferencias de tu equipo. Si bien una estructura de desglose del trabajo que detalla las dependencias funciona bien para equipos grandes, un diagrama de flujo funciona bien para equipos más pequeños con proyectos más sencillos.

Consejo profesional: Analiza las funcionalidades de cada una de las herramientas visuales antes de implementarla para diseñar tu proyecto. Examina el nivel de detalle, la facilidad de uso y la apariencia visual de cada herramienta para poder encontrar la que mejor se adapte a tus necesidades. 

Paso 5: Calcular el presupuesto

A continuación, calcula el presupuesto de tu proyecto para poder asignar tus recursos. Tu presupuesto debe tener en cuenta la rentabilidad del proyecto, los recursos disponibles y el trabajo externo necesario. En algunos casos, también deberás ajustarte al presupuesto establecido por el equipo directivo para poder ejecutar los entregables del proyecto.

Es posible que el equipo directivo deba revisar o aprobar tu presupuesto. Una vez aprobado, puedes comenzar a asignar responsables, redactar documentos y crear tareas para tu proyecto.

Consejo profesional: Al momento de asignar recursos, prueba implementar procesos automatizados usando un software de automatización para mejorar la eficiencia y reducir los errores del proyecto.

Paso 6: Crear un plan de contingencia

Antes de empezar a asignar tareas, te recomendamos crear un plan de contingencia, es decir, un plan de respaldo para afrontar los riesgos y limitaciones del proceso descritos anteriormente. Un plan de contingencia te ayudará a resolver los problemas que surjan en tiempo real y a optimizar la eficiencia.

Para crear un plan de contingencia, organiza tus riesgos usando un diagrama de Gantt o una herramienta de cronograma y elabora un plan para cada uno. Por ejemplo, si uno de tus riesgos implica que los materiales no lleguen a tiempo, tu plan de contingencia puede ser obtener materiales de otro proveedor o realizar otras tareas del proyecto mientras esperas que lleguen los materiales.

Una vez que hayas creado un plan para cada riesgo, estarás listo para comenzar a ejecutar tu proyecto.

Consejo profesional: Usa las vistas de Lista, de Cronograma y de Calendario para visualizar el plan de tu proyecto de la forma que te resulte más útil. 

Paso 7: Documentar los hitos

Durante el paso final, registra los hitos de tu equipo. Esto sirve para garantizar que el trabajo se realice a tiempo y para identificar fácilmente las inconsistencias a medida que surjan.

Puedes hacer esto con un software de gestión de proyectos para que los participantes puedan acceder a la información y visualizar el progreso del proyecto. Te recomendamos gestionar estos hitos hasta el final del proyecto para garantizar que las tareas se finalicen a tiempo.

Consejo profesional: Comunícate regularmente con todos los involucrados del proyecto para mantener las dependencias de las tareas bajo control y garantizar que se cumplan los objetivos a corto plazo.

 

¿Qué es el análisis FODA o DAFO?

El análisis FODA es una técnica que se usa para identificar las fortalezas, las oportunidades, las debilidades y las amenazas del negocio o, incluso, de algún proyecto específico. Si bien, por lo general, se usa muchísimo en pequeñas empresas, organizaciones sin fines de lucro, empresas grandes y otras organizaciones; el análisis FODA se puede aplicar tanto con fines profesionales como personales.

El análisis FODA es una herramienta simple y, a la vez, potente que te ayuda a identificar las oportunidades competitivas de mejora. Te permite trabajar para mejorar el negocio y el equipo mientras te mantienes a la cabeza de las tendencias del mercado.

¿Qué significa FODA?

Digamos que FODA significa fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. Es muy importante analizar cada uno de estos factores para planificar correctamente el crecimiento de las organizaciones. Aquí es donde el análisis entra en juego.

Cuando sus partes se analizan en conjunto, el marco FODA puede ofrecer una perspectiva más general del estado en que te encuentras y de cómo dar el siguiente paso. Analicemos cada uno de los términos más en detalle y veamos cómo puede servirte para identificar áreas de mejora.

Fortalezas

Las fortalezas de FODA o DAFO hacen referencia a las iniciativas internas que funcionan bien. Se podrían comparar con otras iniciativas o con un costado competitivo externo. Al analizar estas áreas puedes entender qué es lo que ya funciona. Entonces, puedes aplicar esas técnicas que sabes que funcionan bien —las fortalezas— en otras áreas que pueden necesitar un refuerzo extra como la mejora de la eficiencia del equipo.

Cuando busques las fortalezas de la organización, para empezar, pregúntate lo siguiente:

·         ¿Qué es lo que hacemos bien?

·         ¿Qué hace que nuestra empresa sea especial?

·         ¿Qué es lo que le gusta de nuestra organización a la audiencia objetivo?

A continuación, un ejemplo de una fortaleza, para ayudarte a empezar:

Servicio de atención al cliente: Nuestro servicio de atención al cliente tiene un puntaje de lealtad de los clientes (NPS) de 90, lo que lo convierte en uno de los mejores del mundo en comparación con la competencia. 

Debilidades

Las debilidades en FODA se refieren a las iniciativas internas que no funcionan como es debido. Es una buena idea analizar las fortalezas antes que las debilidades para generar referencias de lo que significan el éxito y el fracaso. La identificación de las debilidades internas ofrece un punto de partida desde el cual mejorar los proyectos.

Del mismo modo en que examinas las fortalezas, puedes hacerte diferentes preguntas para empezar a identificar las debilidades.

·         ¿Qué iniciativas no funcionan bien y por qué?

·         ¿Qué se podría mejorar?

·         ¿Qué recursos podrían favorecer al rendimiento?

Aquí te mostramos un ejemplo de debilidad.

Visibilidad en comercio electrónico: Debido a la falta de presupuesto para marketing, la visibilidad de nuestro sitio web es muy baja, por lo que la cantidad de transacciones en la aplicación móvil sigue disminuyendo.

Oportunidades

Las oportunidades en FODA son el resultado de las fortalezas y las debilidades, junto con cualquier iniciativa externa que te colocará en una posición competitiva más sólida. Podría ser cualquier cosa, debilidades que quisieras mejorar o áreas que no se hubieran identificado en las primeras dos etapas del análisis.

Como hay muchas maneras de que se nos ocurran oportunidades, es muy útil considerar las siguientes cuestiones antes de empezar:

·         ¿Qué recursos podemos usar para mejorar las áreas en las que tenemos debilidades?

·         ¿Hay brechas de mercado en nuestros servicios?

·         ¿Cuáles son nuestras metas para este año?

Aquí te mostramos un ejemplo de una oportunidad originada a partir de las fortalezas y debilidades anteriores.

Campaña de marketing: Para mejorar la visibilidad en comercio electrónico de la empresa, haremos campañas publicitarias en YouTube, Facebook e Instagram.

Amenazas

Las amenazas en FODA se refieren a las áreas que tienen el potencial de causar problemas. Difieren de las debilidades en que las amenazas son externas y, por lo general, están fuera de nuestro control. Pueden ser eventos como la pandemia o un cambio en el panorama competitivo.

A continuación, te presentamos algunas preguntas que podrías hacerte para identificar amenazas externas:

·         ¿Qué cambios en el sector son preocupantes?

·         ¿Qué nuevas tendencias del mercado se vislumbran?

·         ¿En qué áreas nos supera la competencia?

Aquí te presentamos un ejemplo de una amenaza que podría dejar a tu empresa vulnerable ante posibles problemas.

Un competidor nuevo: Se lanzará al mercado un nuevo negocio de comercio electrónico el próximo mes. Debido a este nuevo competidor, podrías perder clientes... 

 

Ejemplo de análisis FODA

Una de las maneras más populares en las que se crean los análisis FODA es con representaciones visuales de las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas. A este formato se lo denomina matriz FODA. Normalmente se organiza en cuatro cuadrados separados que se unen para formar un cuadrado más grande.

Una matriz FODA es excelente para reunir información y documentar las preguntas que te llevarán a tomar las decisiones. No solo será útil tenerla a mano para consultarla más adelante, sino que además resultará excelente para visualizar los patrones que puedan surgir.

Cómo hacer un análisis FODA

Un análisis FODA se puede llevar a cabo de diferentes maneras. Si bien algunos equipos prefieren reunirse y proponer ideas en un pizarrón, otros prefieren crear una matriz FODA formal. Si eliges crear tu análisis FODA, debes saber que la aplicación del proceso creativo de planificación puede despertar ideas nuevas que, puestas en práctica, deriven en buenos resultados y soluciones únicas.

Hay algunas maneras de garantizar que el análisis FODA sea profundo y correcto. Algunos trucos son reunir al equipo de alguna manera que favorezca el trabajo en equipo, prepararse de antemano para usar el tiempo de manera efectiva y aplicar la creatividad en cuanto a la elección de las ideas. Observemos más de cerca algunos consejos útiles para comenzar con el análisis.

Consejo 1: Considera los factores internos.

Los factores internos son las fortalezas y debilidades que provienen de procesos internos. Tienden a ser fáciles de resolver si cuentas con los medios necesarios, ya que tienes más control sobre lo que pueda ocurrir.

Cuando te encuentras con factores internos, puedes empezar a implementar mejoras de diferentes maneras. Por ejemplo:

1.      Reunirte con los integrantes del departamento correspondiente para formar un plan de negocios en torno a cómo mejorar la situación actual.

2.      Investigar e implementar herramientas nuevas, como alguna herramienta de gestión de proyectos, que pueda servir para perfeccionar los procesos por ti. 

La manera en que procedas para resolver los factores internos dependerá del tipo de problema. Incluso, puedes necesitar usar una combinación de ambas opciones si el plan de mejoras es complejo.

Consejo 2: Evalúa los factores externos.

Los factores externos provienen de procesos que están fuera de tu control. Son los competidores, las tendencias del mercado y cualquier otra cosa que afecte a tu organización de afuera hacia adentro.

Los factores externos son los más complicados de resolver, ya que no puedes controlar directamente los resultados. Lo que sí puedes hacer es mitigar esos factores externos. Para resolver esos problemas puedes hacer lo siguiente:

1.      Competir según las tendencias del mercado.

2.      Pronosticar las tendencias del mercado antes de que se produzcan.

Si bien es un hecho que no podrás controlar el entorno externo, sí puedes controlar cómo reaccione tu organización a esos estímulos.

Digamos, por ejemplo, que buscas competir según una tendencia del mercado. Un ejemplo sería que un competidor presenta un producto nuevo en el mercado que es mejor que el tuyo. Si bien, no puedes quitar ese producto, sí puedes trabajar para lanzar uno aún mejor, para mitigar cualquier disminución en las ventas. Como alternativa, puedes intentar pronosticar las tendencias del mercado para estar preparado cuando esos factores externos se presenten.

Consejo 3: El trabajo en equipo es el trabajo ideal.

Tal vez sea un dicho que tiene ya mucho tiempo, pero el trabajo en equipo es sorprendentemente efectivo para generar ideas nuevas e innovadoras con las lluvias de ideas. Invita a diferentes miembros de equipos de varios departamentos. De este modo, las ideas de cada parte de la empresa estarán representadas. Sé consciente de la cantidad de miembros que invitas, ya que, si los participantes son muchos, podría derivar en falta de concentración o participación. El punto óptimo para una sesión productiva de lluvia de ideas es que haya alrededor de 10 compañeros de equipo.

Consejo 4: Aplica la creatividad.

Para generar ideas creativas nuevas, primero tienes que convocarlas. Es decir, debes generar ambientes divertidos propicios para que surjan las oportunidades. Por ejemplo, puedes seleccionar ideas anónimas al azar, puedes dar malos ejemplos obvios, o puedes organizar juegos para el fortalecimiento de equipos para mentalizar al grupo.

Consejo 5: Clasifica las ideas.

Cuando ya se hayan divertido bastante, será hora de clasificar las oportunidades según cuáles sean mejores. Se puede hacer con el equipo entero o con un grupo pequeño de líderes. La mejor manera, es hablar sobre cada idea y clasificarla en una escala de uno a diez. Una vez que hayas acordado cuáles son las ideas principales según la capacidad del equipo y el impacto general que tendrán, podrás trabajar en la implementación y empezar con un caso de negocios.

 

¿Por qué es importante realizar un análisis FODA?

Con un análisis FODA puedes mejorar los procesos y planificar el crecimiento. Si bien es similar a un análisis de competitividad, difiere en que se evalúan tanto los factores internos como externos. Al analizar las áreas clave en torno a estas oportunidades y amenazas, obtendrás la información que necesitas para preparar a tu equipo para el éxito.

Un análisis FODA no solo es útil para las organizaciones. Con un análisis FODA personal puedes examinar áreas de tu vida que podrías mejorar, como pueden ser el estilo de liderazgo o las habilidades en comunicación. Independientemente de que elijas aplicarlo o no, el análisis FODA es importante por los siguientes tres motivos.

1. Identificas las áreas donde hay oportunidades.

Uno de los principales beneficios de realizar un análisis es que puedes determinar las oportunidades de crecimiento. Es un punto de partida excelente para las empresas emergentes o para los equipos que saben que quieren mejorar pero que no están del todo seguros sobre cómo empezar.

Las oportunidades pueden provenir de diferentes lugares, como de factores externos como la diversificación de los productos para ganar una ventaja competitiva o de factores internos como la mejora de los flujos de trabajo del equipo. De cualquier manera, capitalizar esas oportunidades es fundamental para crecer como equipo.

2. Identificas las áreas que se podrían mejorar.

La mejora de proyectos en curso es otra forma comprobada de continuar con el crecimiento. Con la identificación de las debilidades y amenazas durante el análisis FODA, se allana el camino para trabajar con una mejor estrategia de negocios.

Finalmente, aprender de los errores es la mejor manera de superarse. Una vez que encuentres las áreas que se puedan perfeccionar, podrás trabajar con los miembros del equipo para aportar ideas para el plan de acciones. Es decir, se aplicará lo que se sabe que funciona y se desarrollarán las fortalezas de la empresa.

3. Identificas las áreas que podrían estar en riesgo.

Independientemente de que tengas o no un registro de los riesgos, siempre es crucial identificar los riesgos antes de que se transformen en una preocupación. Un análisis FODA puede servirte para mantenerte al tanto de cualquier acción concreta que pueda incidir en tus procesos de toma de decisiones.

Puede resultar conveniente combinar el análisis FODA con un análisis PEST, con el que se examinan soluciones externas como factores políticos, económicos, sociales y tecnológicos. Todos factores útiles para identificar riesgos potenciales con anticipación.

 

Planifica el crecimiento con un análisis FODA

El análisis FODA puede ser una técnica efectiva para identificar las fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas clave. Si entiendes la situación en que te encuentras y hacia dónde te diriges podrás crecer como equipo y organización.

LIDER DE UN PROYECTO

La figura del líder y el estudio del liderazgo son unas de las cuestiones que predominan en el ámbito del management y que potencian el talento. En lo que se refiere al poder, los mejores lideres de proyecto, se pueden considerar como aquellos que son proactivos y deliberados en sus acciones.

Por ello, deberán esforzarse en adquirir dicho poder y autoridad dentro de los marcos y políticas de las organizaciones mediante sus propios logros y no esperar a que ese poder llegue de manera fortuita.

Características de un líder

Para ser exitoso, el director del proyecto debe adaptar el enfoque del proyecto, su ciclo de vida y los procesos de la dirección para satisfacer los requisitos del proyecto y el producto.

Aunque la figura de jefe y líder parezcan similares, la diferencia principal entre ellas reside en que mientras el primero impone su autoridad para dirigir el trabajo, el segundo trata de dirigir y motivar al equipo sin imponer su propio criterio.

El perfil de líder debe ser de visionario, sabiendo alinear la visión, misión y valores de la organización con el fin de mejorar sus resultados, con una perspectiva clara de futuro sobre el objetivo que persigue la organización y su entorno. Además, debe ser carismático, para sacar el máximo potencial de las personas que formen su equipo, mientras se gana su confianza.

A esto, se le debe sumar el tener buenas habilidades de comunicación, dedicando el tiempo suficiente a ello, practicando la escucha activa y realizando las preguntas pertinentes.

Personalidad del líder

Siguiendo esta línea, cabe destacar que debe tener una personalidad integra y respetuosa hacia los demás, y tratar de la misma forma que le gustaría ser tratado, proporcionando apoyo y confianza al equipo, además de ser capaz de aceptar el feedback de forma cortés.

A la hora de tomar decisiones, tiene que saber de aplicar el pensamiento crítico a través de métodos analíticos, e incluirse a sí mismo como agente de cambio.

Por tanto, debe saber asumir riesgos mediante la práctica y la experimentación, estando abierto a cambios en su forma de operar, y por ende estar dispuesto a interiorizar y aplicar nuevos conocimientos y habilidades de forma productiva.

Su foco principal debe centrarse en puntos importantes como la priorización de trabajo, sabiendo remarcar las prioridades estratégicas de alto nivel, mientras tiene en cuenta las restricciones principales del proyecto y permitiéndose actuar con mayor flexibilidad de cara a las prioridades tácticas.

Por último, pero no menos importante, cabe destacar que uno de los puntos fuertes del líder reside en su capacidad de formar equipos eficientes, manejando las relaciones y conflictos, entendiendo y teniendo en cuenta las preocupaciones de los miembros de su equipo y buscando el consenso mediante el equilibrio de las metas de los integrantes. Para ello, serán de especial importancia sus habilidades de negociación, persuasión, compromiso y gestión de conflictos, teniendo siempre en mente que a largo plazo las personas y relaciones en los equipos de trabajo, tienen tanta importancia como el proyecto.

Los 3 estilos de liderazgo directo

La concepción de liderazgo señala hacia aquellas personas que en el seno de las organizaciones facilitan la definición de prioridades del equipo, apoyándolo en su desempeño y fomentando su crecimiento personal con el objetivo de completar de forma exitosa los objetivos perseguidos por el proyecto.

Por tanto, estamos hablando de una noción con multitud de vertientes, transversal y en continuo cambio que busca maximizar el esfuerzo de los demás para el logro de una meta.

No todo el mundo percibe el liderazgo de la misma forma, por lo que existen diferentes estilos, de los cuáles podemos destacar tres partiendo de la cantidad de delegación que se da a los miembros de los equipos de trabajo.

Estilo directivo o autocrático

Es el más clásico y restrictivo. Tiende a ser dogmático, y se da cuando el líder delimita y establece la tarea, los tiempos y el ritmo en base a qué quiere, dónde, cuándo y cómo realizarla, en función de las capacidades y funciones de la persona a la que se dirige. Mientras, mantiene una supervisión constante de su petición para asegurar los resultados que espera obtener, por tanto, la delegación es nula.

Se suele utilizar al comienzo de las fases del proyecto, en casos especiales que precisen una rápida actuación, en situaciones de urgencia, o en caso de que la persona que realice la tarea sea principiante.

Un estudio elaborado por Infojobs sobre el liderazgo en España [2], refleja que éste es el más común en las empresas nacionales (34,5%), sin embargo, solo un 2,5% de los encuestados lo declara como su preferido.

Estilo participativo

Representa la figura opuesta al directivo. Aquí, la cantidad de delegación aumenta, incluyendo a los miembros que realicen la tarea en la definición de sus criterios y toma de decisiones, con la finalidad de sumar nuevos puntos de vista.

Es un tipo de mando abierto, que facilita la cooperación y prioriza la participación, favoreciendo la creación de grupos de trabajo fuertes, altamente motivados e integrados. Por tanto, impacta de forma positiva en el clima laboral, la productividad, compromiso y participación de los integrantes del equipo. Sin embargo, la decisión final recae sobre el manager.

Es frecuente el uso de este liderazgo cuando la persona o personas a las que se delega la tarea poseen un buen conocimiento, habilidades y experiencia en el campo. Este tipo de mando carismático, suele desarrollarse gracias al apoyo y empuje de los demás, además de poseer experiencia en su puesto.

El estudio de Infojobs mencionado anteriormente [2], muestra en referencia con este tipo de liderazgo, que en nuestro territorio nacional el 35% lo señala como el más deseado, y que otro 37% de los encuestados tendría interés en probarlo. Sin embargo, su uso en nuestro país solo se ve reflejado en un 27% del total.

Estilo delegativo o Laissez-Faire

Es el estilo mas liberal, el líder trata de detectar y evaluar el talento dentro del grupo, para delegar tareas, resolver problemas, y que su equipo pueda tomar decisiones sin tener que pedir autorización. Consiguiendo de esta forma el máximo nivel de autonomía de sus equipos, aunque la responsabilidad en último término sigue siendo suya. Al recaer el trabajo operativo en los equipos, estos líderes pueden poner mayor foco en las estrategias de proyecto y visión de la organización a largo plazo.

Si el equipo de trabajo cuenta una buena madurez y compromiso, como suele ser común cuando se funciona así, este tipo de mando puede impulsar su motivación y competencias, ya que ellos serán los que tengan que dar solución a los problemas y retos diarios.

Sin embargo, si la situación es la contraria, existe el riesgo de que aumenten los conflictos debido al individualismo, la falta de cohesión del grupo o decisiones erróneas si existe falta de definición en sus tareas, entre otras situaciones.

Por tanto, si se hace uso de este tipo de liderazgo, es importante que el líder clarifique lo suficiente el objetivo de las actividades y su importancia, el grado de responsabilidad que quiere delegar en el equipo, que se asegure de que las personas tengan las competencias necesarias para su realización, y sobre todo asegurarse del entendimiento por parte del equipo de todo lo anterior.

Figura 2: Tipo de liderazgo actual Vs. Tipo de liderazgo deseado [2]

Estos tipos de liderazgo, podemos verlos reflejados en multitud de personalidades que están o estuvieron al frente de algunas de las empresas u organizaciones más exitosas en la actualidad.

Ejemplo de liderazgo

Lo normal es que dependiendo de la situación o el contexto en el que se encuentren, hagan uso de diferentes estilos, aunque haya uno que predomine por encima de los demás.

Steve Jobs, fundador del gigante Apple, fue un gran ejemplo de líder carismático, autocrático, visionario y participativo, que trataba de rodearse de los mejores profesionales, proporcionándoles ideas claras y animándoles a desarrollar sus capacidades al máximo, conectar con sus ideas para llevar a cabo sus proyectos, e implicándose al máximo en los mismos, a la vez que trataba de contagiar su pasión por el trabajo para obtener los mejores resultados de su equipo y en definitiva en sus productos.

Tal como Steve Wozniak, co-fundador de Apple junto a Steve Jobs, mencionó en diferentes ocasiones, éste acostumbraba a pasarse por las reuniones para ver la evolución del proyecto en que se estuviera trabajando, y dirigirse a sus empleados con tres palabras: “Podéis hacerlo mejor“.

De esta forma, y tan solo con el uso de la palabra “podéis” y no “tenéis” trataba de retar a sus equipos para que sacaran lo mejor de sí mismos.

 Herramientas de las que se dispone para la dirección de proyectos

Gestionar y liderar el equipo, implica influenciar al mismo mediante factores o habilidades relacionados con los recursos humanos que contribuyen a un buen desarrollo, y en definitiva éxito del equipo que se traduzca en un beneficio directo al proyecto.

Estas habilidades están relacionadas con la comunicación, gestión de conflictos, negociación y liderazgo principalmente. Bien trabajadas, fomentarán el trabajo en equipo y ayudarán a integrar los esfuerzos de todos los miembros, a medida que avance el proyecto, creando así equipos de alto rendimiento.

Las herramientas de las que disponemos para la dirección de equipos son variadas, y están comprendidas, dentro del último proceso de gestión de recursos humanos, el de dirigir los equipos.

Este proceso, es llevado a cabo a lo largo de toda la duración del proyecto, se encarga de realizar un seguimiento al desempeño de los miembros del equipo, proporcionar retroalimentación, resolver problemas y gestionar cambios en el equipo para optimizar el desempeño del proyecto, mediante informes de desempeño y evaluaciones del mismo, la aportación del registro de incidentes y lecciones aprendidas, y el uso de una serie de herramientas y técnicas para ello.

Las 5 herramientas de liderazgo sugeridas por el PMBOK

El PMBOK sugiere 5 herramientas englobadas en habilidades, y por otro lado, el uso de los sistemas de información para dirección de proyectos. Todas ellas contribuyen a que el Project Manager se convierta en un potenciador del talento en su organización.

Gestión de conflictos

Encontramos que tiene mucha importancia ya que los conflictos son inevitables en el seno de cualquier equipo, y es importante saber hacerles frente. Pueden producirse debido a factores como la falta de recursos, la diferencia entre los estilos de trabajo o a una priorización de las actividades confusa. Adoptando unas reglas básicas en los equipos y aplicando prácticas consistentes de dirección, podemos ayudar a mitigarlos. Si esto se logra, aumentará la productividad, y mejorará el ambiente y relaciones de trabajo.

Las cinco técnicas sugeridas para la resolución de estos conflictos, van desde retirarse/evadirse  posponiendo el problema para poder prepararse para el mismo, suavizar/ceder en la resolución del conflicto destacando los puntos de convergencia entre partes o cediendo con el fin de mantener un buen ambiente, colaborar/actuar mediante la conciliación buscando soluciones que aporten beneficio a cada parte, o forzar el punto de vista propio ofreciendo soluciones tipo ganar-perder que se cumplan mediante el uso del poder, hasta ser colaborativo/comprometido aportando diferentes opciones y puntos de vista para llegar a un consenso.

En relación con estas técnicas, Kenneth W. Thomas  y Ralph H. Kilmann, psicólogos de la Universidad de California elaboraron un test en los años setenta que permitía ver la tendencia natural de las personas en relación con su forma de abordar los conflictos, y que se interpreta mediante este gráfico viendo de forma sencilla la tendencia de la persona respecto a los intereses propios y del equipo en relación con los conflictos:

Toma de decisiones

Más que una herramienta per se, se trata de la propia facultad de negocio e influencia del líder sobre la organización y el propio equipo.

Existen ciertas guías a seguir para su práctica, como puede ser el estudio de factores ambientales, análisis de la información de la que se dispone, considerar los riesgos, enfocarse principalmente hacia los objetivos planificados, fomentar la creatividad del equipo y seguir un proceso de toma de decisiones.

Inteligencia emocional

La tercera habilidad sugerida, es entendida como la capacidad de identificar, evaluar y manejar las emociones personales y de otros, puede reducir de manera notable las situaciones tensas, anticipar las acciones de las demás personas, distinguir sus preocupaciones y hacer un seguimiento de las mismas.

Liderazgo

Esta habilidad, por su parte, es de especial importancia en todo el ciclo de vida del proyecto, ayuda a conducir los equipos y a la vez servir de inspiración en sus actividades, y contiene a grosso modo las características descritas en los puntos 2. y 3. desarrollados anteriormente.

Influencia

La última sugerencia en el grupo de habilidades no aplica sobre el equipo, sino sobre los interesados. Ciertas destrezas del líder como la capacidad de persuasión, la escucha activa, la capacidad de generar diferentes perspectivas sobre un tema, o de saber sintetizar los puntos importantes en torno a los problemas y llegar a acuerdos manteniendo la confianza, son vitales para ejercer esta influencia sobre los demás.

Los Sistemas de información para la dirección de proyectos, son la segunda principal herramienta de la que el director de equipo puede ayudarse. Proporcionan herramientas estándar para que el director pueda reunir, almacenar y distribuir la información necesaria, mientras se monitorean los datos para evaluar su validez y eficacia.

Pueden incluir software de gestión o programación de recursos, costos o cronograma para la gestión y coordinación de los equipos en sus actividades.

Su uso, por tanto, facilita la planificación, organización y ajuste de las secuencias de actividades, diferenciación entre los tipos de dependencias, seguimiento de fechas planificadas o mostrar información sobre las desviaciones de la línea de base, entre otras muchas funciones.